El respaldo
de información es un proceso muy importante que debe de tener cada usuario de
computadora, sea un equipo portátil o un equipo de escritorio. El contar con
respaldos permite al usuario en algún momento dado recuperar información que
haya sido dañada por virus, fallas en el equipo o por accidentes.Tips para respaldar archivos
Realice un
respaldo mínimo una vez al semestre.
Los respaldos
no deben de ser guardados en la misma computadora donde se realiza el respaldo,
ya que tiene el riesgo de perderse en el mismo momento en que se dañe la
información original, se recomienda guardar los respaldos en CD's, DVD's,
cintas magnéticas o en otra computadora.
Respalde
únicamente sus archivos personales como documentos de Word, Excel, PowerPoint,
etc., NO respalde los programas instalados ya que cuando sea recuperado el
respaldo éstos no funcionarán, los programas con los que contaba su computadora
es relativamente fácil volver a instalarlos, no así sus documentos personales
que una vez borrados es imposible recuperarlos sin un respaldo.
Organice sus
respaldos de tal forma que sea fácil identificar cuando se realizó, por ejemplo
si respalda en CD's colóqueles una marca en donde indique la fecha en que se
realizó y una breve descripción de lo que contiene.
Importancia del respaldo de información
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La importancia
radica en que todos los dispositivos de almacenamiento masivo de información tienen
la posibilidad de fallar, por lo tanto es necesario que se cuente con una copia
de seguridad de la información importante, ya que la probabilidad de que 2
dispositivos fallen de manera simultánea es muy difícil.
Métodos para el respaldo de
información
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- Manual: el usuario copia directamente los archivos a respaldar por medio de comandos o por medio del explorador de archivos de su respectivo sistema operativo.
Otra forma de
realizar las copias de seguridad es por medio de una aplicación que permita la
creación de la copia al momento y con los datos existentes hasta ese momento,
regularmente los datos se almacenan en forma de archivos comprimidos para ahorrar espacio. Ejemplo Microsoft®
Copia de Seguridad.
Automático: por medio de una aplicación especializada, el
usuario programa los archivos a guardar y este respaldo se va actualizando en
tiempo real (simultáneamente), conforme se van registrando cambios en los
archivos.
Respaldar
información regularmente ayuda a protegerla de ser perdida si se daña
la computadora. Un respaldo de información puede también ser usado
para transferir importantes archivos de una computadora a otra o para archivar
versiones previas de un archivo en particular.
Se recomiendan los siguientes pasos para respaldar
su información.
1. Determinar
archivos a respaldar. Es recomendable respaldar información
crítica, como puede ser una lista de clientes, información financiera
o un manuscrito si es escritor. La cantidad de información a
respaldar determina el medio que se necesita.
2. Seleccionar el tipo de medio de
respaldo que hay disponibles. Existe
un número de medios de almacenamiento por medio de los cuales puedes respaldar
información.
- Las memorias flash, también conocidas como memorias USB. Son útiles para respaldar tus archivos más críticos y transferirlos de computadora a computadora.
- Los discos CD-ROM y DVD-ROM grabables. Los CD-ROM grabables vienen en versiones de 650 Megabytes y 800 Megabytes, mientras que los discos DVD-ROM grabables pueden almacenar hasta 4.71 Gigabytes. Los discos grabables vienen con dos designaciones: “R” para discos que pueden ser grabados una sola vez y “RW” para discos que pueden ser grabados múltiples veces.
- Los discos duros externos vienen con un cable para conectarse en el puerto USB. Se pueden usar para respaldar grandes cantidades de información con regularidad. Normalmente incluyen un software para hacer respaldos.
- Los sistemas de respaldo en línea almacenan la información en un servidor remoto. Este tipo de respaldo es ofrecido por compañías que se especializan en este servicio o por proveedores de acceso a Internet como parte de su paquete de servicios. La cantidad de información que se puede respaldar con estos servicios depende del proveedor y de cuanta cantidad de espacio en el servidor puedes comprar.
3. Planear cada cuando va a realizar
los respaldos. Para ser efectivos, los respaldos se deben llevar a cabo con
regularidad. Pueden realizar los respaldos manualmente o con una
programación para que se haga un respaldo cada semana o cada día
automáticamente.
4. Realiza
el respaldo en la fecha programada
° Dispositivos y servicios para respaldo de
información
Conforme aumenta la capacidad de almacenamiento de los dispositivos de
información, también los usuarios tienden a necesitar guardar mayores
cantidades de datos (videos, música, archivos de Office, imágenes,
etc.). En el caso de las empresas que manejan grandes volúmenes de
información, siempre ha sido necesidad el respaldo (bases de datos de sus empleados,
reportes de ventas, clientes de correo electrónico, etc.), lo que para ellos
es crucial. Un problema del respaldo, es que si no se tiene cuidado con la
copia de seguridad, este puede ser utilizado por otras personas para crear
nuevas copias y así hacer mal uso de la información.
Entre los
dispositivos y servicios para respaldo de información están los siguientes:
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Servidores Web: actualmente
por medio de Internet, es posible subir los archivos a respaldar al servidor de algún proveedor, esto se hace por medio de
la red. Tiene la desventaja de que la conexión tiene que ser muy veloz y
segura, para evitar que los datos sean interceptados mientras llegan al
servidor.
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Discos duros: actualmente
estos son los que dominan el mercado, ya que cuentan con una muy alta
capacidad para guardar datos, tanto en empresas como en el entorno doméstico
ya que tiene una alta velocidad de lectura/escritura. Simplemente se copian
los archivos del dispositivo primario al disco duro.
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Discos espejo de
servidores: se trata de discos duros que se van
autocopiando mientras se trabaja de manera normal, conforme el disco
duro principal de una computadora va modificando su información, una
computadora anexa va clonando las acciones de este. Esto se logra mediante
una aplicación especial instalada en ambas computadoras, así si el principal
falla, se auto activa el otro como primario mientras se resuelve la avería
del sistema.
Buenas
prácticas para el respaldo de información
Elige el medio de
almacenamiento: Si sólo manejas archivos de texto, hojas de
cálculo, presentaciones con diapositivas o documentos PDF, éstos requieren de
muy poco espacio, por lo que es mejor utilizar USB’s o CD’s; pero
si manejas grandes cantidades de información utiliza dispositivos de mayor
capacidad, como dice el dicho “de acuerdo al sapo es la pedrada”.
Establece tus
tiempos de respaldo: Dedica un tiempo para resguardar tu información,
si manejas información crítica y de constante actualización, es recomendable
que respaldes tu información regular y periódicamente, diario si te es posible,
no te distraigas ni dejes la máquina desatendida por largos periodos de tiempo
al efectuar tu respaldo. Si hay oportunidad pide a alguien que te ayude en esta
tarea.
Selecciona y
divide tu información: Separa cuidadosamente la
información importante, no la mezcles con información de menor importancia (tal
como imágenes, juegos, música, videos), puede suceder que al borrar una carpeta
de imágenes que ya no te gusten, accidentalmente borres comprobantes de pago
que habías escaneado y los tenías en formato imagen.
Control de los
medios de almacenamiento: Sea cual sea el medio de
almacenamiento que utilices, etiquétalo de manera adecuada y lleva un control
de: etiquetas de los medios, fechas y tipo de información respaldada. Si llevas
este control en un documento electrónico ten a la mano una impresión,
seguramente te será muy útil a la hora de restaurar.
Utiliza el mayor
espacio posible del medio: Es posible que cuando
llevemos a cabo el respaldo de nuestra información, éstos no llenen
completamente el medio de almacenamiento. Si esto sucede, indica el espacio que
quedó disponible en el etiquetado o regístralo en tu control de respaldos, este
espacio siempre puede ser utilizado.
Respaldar
fotografías, imágenes, música o videos: Es preferible
utilizar discos ópticos, ya que esta información no cambia constantemente y
puede ser preservada por mucho tiempo (hasta por 100 años) con el debido
cuidado.
Las máquinas no
son un medio seguro de respaldo: Tener información
respaldada en dos o más particiones en el disco duro de la computadora no es
seguro, ya que si es infectada por virus todas las particiones lo estarán, al
igual que la información contenida en ellas. Igualmente, si el disco duro se
daña, la información en las particiones se perderá. Las particiones del disco
duro únicamente son útiles para tener respaldos temporales y a corto plazo, la
información siempre debe respaldarse en algún medio externo para evitar
perderla.
Un solo respaldo
no es suficiente: No basta con tener un solo respaldo de la
información, si te es posible haz un duplicado de éste, los respaldos también
son susceptibles a factores externos o fallas a la hora de la restauración.
Un respaldo total
o parcial: Si realizas respaldos totales, asegúrate que sea
información que no cambie constantemente, así evitarás redundancia y un alto
costo en medios de almacenamiento, se puede llevar a cabo un respaldo total
cada semana, junto con respaldos diarios de la información que haya cambiado;
de este modo al momento de restaurar bastará con tomar el ultimo respaldo total
junto los subsecuentes respaldos parciales.
Comprime tu
información: Comprimir la información consiste en utilizar un
software de compresión (Winzip, Winrar, 7Zip, entre otros), para juntar
toda la información en un solo archivo con opción de ponerle contraseña y
utilizar menos espacio en el medio, no está por demás tener unos cuantos mega
bytes extras.
Alternativas virtuales de almacenamiento:
Si necesitamos respaldar inmediatamente información latente y no contamos con
un dispositivo de almacenamiento a la mano, pero sí con una conexión a
internet, un correo electrónico nos puede sacar del apuro, Google ofrece
7.5GB de almacenamiento en correo electrónico con la capacidad de enviar
información adjunta que no rebase los 25MB, así mismo existen proveedores de
alojamiento de espacio virtual ej. Dropbox, muy útiles si queremos que
nuestra información esté disponible desde cualquier parte del mundo.
Protege tu
información si se encuentra respaldada en la nube: Si
utilizas un correo electrónico o un espacio de alojamiento en la Red, comprime
tu información y mantenla bajo contraseña, de esta manera evitarás que caiga en
manos equivocadas y hagan mal uso de ella.
Verifica tus
respaldos cada determinado tiempo: No dejes pasar más
de 6 meses, máximo un año, sin revisar que los medios y la información
resguardada se encuentran en buenas condiciones, realizando simulacros de
restauración para verificar el estado de la información, cualquier sospecha de
falla en la lectura del medio será indicador que es tiempo de transferirla a
uno nuevo.
Ten presente la
compatibilidad y versatilidad de los medios: Utiliza medios
que sean compatibles con la mayoría de los equipos de cómputo y que no
requieran dispositivos de hardware adicionales para su utilización.
Maneja
adecuadamente los medios de almacenamiento: Mantén alejado
cualquier medio de almacenamiento de altas temperaturas, polvo, luz solar y
humedad. Limpia los discos ópticos con agua y un paño para lentes (sólo en caso
de requerirlo), evita manipularlos por la parte de lectura del disco y utiliza
estuches para CD’s.
Para tarjetas SD,
memorias USB y discos duros externos, evita golpearlos y retirarlos de la
computadora de manera repentina o mientras se encuentren en proceso de
transferencia de datos, utiliza siempre la expulsión segura del sistema
operativo que manejes.
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¿Qué es la recuperación de información?
La recuperación de información, llamada
en inglés information retrieval (IR),
es la ciencia de la búsqueda de información en documentos, búsqueda dentro de
los mismos, búsqueda de metadatos que describan documentos, o
también la búsqueda en bases de datos relacionales, ya sea a
través de internet, intranet, para textos, imágenes, sonido o datos de
otras características, de manera pertinente y relevante.
La recuperación de información
es un estudio interdisciplinario. Cubre tantas disciplinas que eso genera
normalmente un conocimiento parcial desde tan solo una u otra perspectiva.
Algunas de las disciplinas que se ocupan de estos estudios son la psicología cognitiva, la arquitectura de la información, diseño de la
información, inteligencia artificial, lingüística, semiótica, informática, biblioteconomía y documentación.
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